Nie ma jednego, idealnego scenariusza, według którego można by podążać i mieć pewność, że przeprowadzona przez nas rozmowa kwalifikacyjna z kandydatem będzie prawidłowa. Każde spotkanie wygląda nieco inaczej, z uwagi np. na rodzaj działalności spółki czy profil poszukiwanego kandydata lub kandydatki. Niemniej jednak każdy z nas, kto rozpoczyna proces rekrutacji podczas spotkania z każdym kandydatem, powinien pamiętać o kluczowych kwestiach mających bardzo duże znaczenie i wpływ na powodzenie tego procesu.

1. Przygotowanie do spotkania

Niby takie oczywiste, ale mimo wszystko często pomijane. No bo co to tak naprawdę oznacza? Oczywiście, powinieneś/powinnaś przed spotkaniem przeanalizować CV kandydata, zapoznać się z nim i już wcześniej zastanowić na tym, o co na pewno chcesz dopytać. Może coś wzbudzi Twoje wątpliwości, np. krótkie okresy zatrudnienia u poprzednich pracodawców lub przerwa w karierze zawodowej? Przygotowanie do rozmowy to nie tylko zapoznanie się z profilem potencjalnego pracownika, ale i przypomnienie sobie jeszcze raz, jakich kompetencji tak naprawdę potrzebujesz. Co chciałbyś znaleźć w tym kandydacie? Być może poza umiejętnościami twardymi takimi jak znajomość jakiegoś systemu, języka obcego czy posiadanie prawa jazdy na oferowanym przez Ciebie stanowisku istotną rolę odgrywają również kompetencje miękkie np. kreatywność, asertywność, pewność siebie? Pamiętaj również o tym, że jeżeli zdecydowałeś/zdecydowałaś zaangażować w to spotkanie jeszcze jedną osobę z Twojej firmy – ona również powinna przygotować się w taki sam sposób jak Ty.

Przygotowanie do spotkania to również zadbanie o otoczenie, w którym ma odbyć się rozmowa. Nikt z nas nie chciałby rozmawiać na temat swojego doświadczenia zawodowego czy oczekiwań finansowych w miejscu, w którym nie miałby pewności, że nikt poza rozmówcami go nie słyszy. W tym momencie mogę przywołać przykład „z życia wzięty”, kiedy pracodawca rozmawiał z potencjalnym pracownikiem przy lekko uchylonych drzwiach. Po jego zatrudnieniu ów człowiek od pierwszego dnia pracy nie został zaakceptowany przez zespół – jak się później okazało – współpracownicy słyszeli jakie wynagrodzenie zostało zaproponowane kandydatowi, a jak się pewnie domyślasz – było wyższe niż pozostałych osób. Historia skończyła się tak, że po okresie próbnym kandydat nie zdecydował się przedłużyć umowy i pracodawca raz jeszcze musiał poświęcić czas i pieniądze na kolejną rekrutację.

2. Pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz

Powiedzmy sobie szczerze-czasy, w których pod drzwiami Twojej firmy stała kolejka osób chętnych do pracy dawno minęły i nie spodziewam się, że szybko wrócą. Mówiąc o pierwszym wrażeniu podczas rozmowy kwalifikacyjnej, wielu z nas na myśl przychodzi pierwsze wrażenie wywołane przez kandydata, ale w tym przypadku to coś zupełnie odwrotnego. To Ty powinieneś zaprezentować się w pierwszych chwilach spotkania tak, aby Twój kandydat lub kandydatka byli przekonani, że chcą pracować z kimś takim jak Ty. Dlatego Ty również powinieneś/powinnaś zadbać o schludny ubiór oraz odpowiednią komunikację.
Rozpoczynając spotkanie z kandydatem, powiedz kim jesteś i za co odpowiadasz w firmie, tak aby Twój rozmówca wiedział z kim rozmawia. Opowiedz krótko o Twoim biznesie, ale nie przesadzaj z ilością informacji – na tym etapie nie wygłaszaj przemówienia o sukcesach, planach, misji, skup się na najistotniejszych kwestiach, tak aby nie stracić zainteresowania kandydata.

3. O co pytać – krok po kroku

Właściwie nie ma znaczenia czy zaczniesz rozmowę z kandydatem od jego ostatniego miejsca pracy, czy pierwszego w karierze. Mimo wszystko polecam rozpoczynać rozmowę od kwestii najbardziej aktualnych, tego, co kandydat/ka robi teraz, czym zajmował/a się na poprzednim stanowisku pracy, jakie miał/a wyzwania, czego brakowało. Skup się na miejscach pracy z ostatnich kilku lat zamiast kilkunastu, ponieważ to, co kandydat/ka robił/a w latach ’90 nie będzie miało dzisiaj dużego znaczenia, zwłaszcza jeśli od tego czasu zdążył/a się rozwinąć w innym obszarze.

Od pytania: „Dlaczego wysłał/a pan/i do nas swoje CV” znacznie bardziej polecam: „Co w naszej ofercie pracy podoba się panu/i najbardziej”. To pytanie pokaże Ci czy Twój rozmówca tak naprawdę zapoznał się z Twoją ofertą, czy coś szczególnie go interesuje, czy tak naprawdę jesteś jednym z przypadkowych potencjalnych pracodawców, którego oferta w oczach kandydata niczym się nie wyróżnia. To powinno już wzbudzić w Tobie czujność – czy ten człowiek jest faktycznie zmotywowany do pracy właśnie u Ciebie?

Kluczowym pytaniem, które powinno się pojawić, jest tak naprawdę motywacja do zmiany pracy u kandydata. Nie powiem tutaj niczego odkrywczego, ale 99% osób podczas rozmowy rekrutacyjnej mówi, że szuka pracy, ponieważ chce się rozwijać. Cudownie, jednak już mało kto jest w stanie powiedzieć co konkretnie chce robić. Czego brakuje tej osobie w obecnym miejscu pracy? Czy są to inne obowiązki? Jakie? Awans? Na jakie stanowisko? To pokaże Ci czy Ty możesz temu kandydatowi zagwarantować właśnie takie możliwości rozwoju zawodowego, jakich oczekuje. Ważne, abyś dopytywał/a o motywację jak najdokładniej tylko możesz, ponieważ tylko w ten sposób unikniesz sytuacji, w której już po wybraniu tegoż kandydata zdecyduje on jednak zostać u obecnego pracodawcy, ponieważ podczas składania wypowiedzenia okazało się, iż jednak może awansować.

Możesz oczywiście zadać pytania typu: „jak radzisz sobie ze stresem”, natomiast jest to i tak subiektywna ocena kandydata i tylko prawdziwa stresująca sytuacja pokaże Ci, jak na nią reaguje.

Pamiętaj, aby dopytać również o kwestie techniczne – okres wypowiedzenia, oczekiwania finansowe, znajomość języka obcego.

4. Podsumowanie rozmowy i dalsze kroki

Jesteś w momencie, w którym otrzymałeś odpowiedzi na wszystkie nurtujące Cię pytania, skrupulatnie notując je na kartce. W tym momencie powinieneś/aś podsumować spotkanie i poinformować kandydata co będzie działo się dalej. Osobiście zaczynam zazwyczaj od słów: „Chciałabym chociaż trochę się panu/i zrewanżować i opowiedzieć o tym, jak wyobrażam sobie rolę kandydata, który dołączy do firmy oraz jak będą wyglądały dalsze kroki rekrutacji”. W ten sposób pokazujesz, że Twój rozmówca jest dla Ciebie tak samo ważny, jak i jego potrzeby oraz masz świadomość, że oczekuje dokładnego wyjaśnienia na co konkretnie mógłby liczyć, pracując u Ciebie.
Jeżeli planujesz jeszcze kolejne etapy rekrutacji – powiedz, ile i mniej więcej, kiedy. Jeżeli spotkałeś już wszystkich kandydatów i przed Tobą decyzja o wyborze – powiedz kandydatowi lub kandydatce, kiedy może się spodziewać odpowiedzi.
Pamiętaj! Podziękuj każdemu kandydatowi za jego czas i zaangażowanie w proces rekrutacji, nawet jeśli nie zrobił na Tobie odpowiedniego wrażenia.

5. Czas dla kandydata

Zawsze powinieneś/aś zaplanować sobie czas, w którym to kandydat będzie mógł dopytać o ważne dla niego kwestie. W ten sposób sprawdzisz również jego zainteresowanie ofertą lub czy po prostu był skoncentrowany podczas spotkania.

6. Tego nigdy nie rób

Nigdy nie pytaj kandydata lub kandydatki o sprawy osobiste. Pytania, czy ma partnera lub partnerkę bądź, czy planuje dzieci to coś, co absolutnie nie ma prawa się pojawić.
Nigdy nie pisz po CV – to życiorys kandydata, dokument, wysoce nieprofesjonalnym będzie, jeśli będziesz po nim kreślić (nawet na odwrocie).

Podsumowanie
O sukcesie przeprowadzonej rekrutacji możemy mówić nie wtedy, kiedy jeden z kandydatów przyjął naszą ofertę pracy, ale wtedy gdy widzimy, że ta osoba po upływie kwartału, roku, kilku lat nadal jest zmotywowana do pracy, rozwija swoje kompetencje i jej potencjał wzrasta wraz z potencjałem firmy. Skutecznie przeprowadzona rekrutacja, to również ta, po której kandydaci, którym nie zaproponowałeś/aś współpracy mimo wszystko w pozytywny sposób wypowiadają się na temat Twojej firmy i nie psują jej opinii na rynku.